Condizioni di servizio per gli organizzatori

1. Le parti

1.1 Il servizio è fornito da [nome e cognome o ragione sociale], con sede in [indirizzo], [partita IVA o codice fiscale], email [email di contatto] (“Svilda”).

1.2 “Organizzatore” è la persona o l’ente che crea un account per gestire le iscrizioni a gare o eventi sportivi. Chi accetta per conto di un ente dichiara di avere il potere di farlo. “Atleta” è chi si iscrive a una gara, anche tramite un genitore o un tutore. “Staff” sono le persone che l’Organizzatore invita nel pannello.

1.3 Il contratto si conclude quando l’Organizzatore lo accetta online. Il servizio è pensato per chi organizza gare in un’attività sportiva, associativa, professionale o d’impresa. Se l’Organizzatore agisce come consumatore, restano salvi i diritti che la legge gli riconosce e che non possono essere esclusi.

2. Il servizio

2.1 Svilda mette a disposizione una piattaforma online per pubblicare la pagina della gara, raccogliere iscrizioni, pagamenti e documenti, gestire pettorali, comunicazioni, statistiche e risultati.

2.2 Svilda fornisce lo strumento: non organizza le gare e non è parte del rapporto tra Organizzatore e Atleta.

2.3 Svilda può aggiornare il servizio e le sue funzioni, senza ridurne in modo sostanziale l’utilità per l’Organizzatore.

3. Account e staff

3.1 L’Organizzatore fornisce dati veri e li tiene aggiornati, custodisce le credenziali e risponde di quello che viene fatto con il suo account. Se sospetta un accesso non autorizzato lo segnala subito a Svilda.

3.2 L’Organizzatore decide chi invitare nello Staff e con quale ruolo, e risponde del loro operato.

4. Responsabilità dell’Organizzatore

4.1 L’Organizzatore è l’unico responsabile della gara, e in particolare di:

• autorizzazioni, assicurazioni, sicurezza, regolamento e svolgimento della gara;
• prezzi, descrizioni e contenuti che pubblica, compresi testi, loghi e foto;
• rapporti con gli Atleti: informazioni, reclami, annullamenti e rimborsi;
• certificati medici: la lettura automatica è solo un aiuto, e la verifica dell’idoneità e l’approvazione spettano a lui;
• minorenni: raccolta dei consensi e regole di partecipazione;
• obblighi fiscali e contabili legati alle quote di iscrizione;
• rispetto delle norme su privacy e pubblicità, compresa l’informativa agli Atleti e, se li attiva, l’uso del pixel di Meta e di Google Analytics.

4.2 L’Organizzatore non usa il servizio per attività illecite o ingannevoli, non pubblica contenuti che violano diritti di terzi e non tenta di aggirarne la sicurezza.

5. Commissioni

5.1 Aprire l’account e usare il pannello è gratuito: non c’è canone.

5.2 Per ogni iscrizione pagata è dovuta a Svilda una commissione di 0,49 € più il 2,9% dell’importo di quota ed extra, al netto degli sconti, anche quando il pagamento è incassato direttamente dall’Organizzatore. La commissione comprende i costi del circuito di pagamento, è mostrata all’Atleta e viene aggiunta al totale che paga.

5.3 Sulle iscrizioni pagate online Svilda trattiene la commissione dal saldo. Sulle iscrizioni incassate direttamente, l’Organizzatore riceve dall’Atleta anche la commissione e la deve a Svilda: Svilda la trattiene dal saldo disponibile o, se non basta, ne chiede il versamento dopo la gara, e l’Organizzatore paga entro 30 giorni dalla richiesta.

5.4 Non è dovuta alcuna commissione per le iscrizioni gratuite e per quelle rimborsate per intero.

5.5 Le commissioni si intendono IVA esclusa, se dovuta. I documenti relativi sono disponibili nel pannello.

5.6 Svilda può cambiare le commissioni con 30 giorni di preavviso via email. Le nuove commissioni non si applicano alle iscrizioni già pagate.

6. Pagamenti, accrediti e rimborsi

6.1 I pagamenti online avvengono tramite Stripe. Svilda non vede e non conserva i dati delle carte.

6.2 Un’iscrizione esiste solo dopo il pagamento, o dopo che l’Organizzatore conferma di averlo ricevuto se incassa direttamente. Fino ad allora è una richiesta, che non compare tra gli iscritti.

6.3 Gli importi pagati online arrivano sul conto di Svilda, che li versa con bonifico all’Organizzatore sull’IBAN indicato, al netto di commissioni e rimborsi. L’Organizzatore può chiedere l’accredito del saldo disponibile in ogni momento; il saldo residuo viene versato dopo la gara, di norma il giorno successivo.

6.4 I rimborsi agli Atleti li decide l’Organizzatore dal pannello. Con un rimborso totale viene restituita anche la commissione; con un rimborso parziale la commissione resta dovuta.

6.5 Se il saldo non basta a coprire rimborsi o contestazioni di pagamento, l’Organizzatore versa la differenza. In caso di contestazioni o di sospetta frode, Svilda può trattenere dal saldo l’importo strettamente necessario a coprirle, finché non sono risolte.

7. Disponibilità del servizio

7.1 Svilda mantiene il servizio con la diligenza professionale richiesta, ma non può garantirne la continuità assoluta: possono verificarsi manutenzioni, guasti o problemi dei fornitori. Quando può, avvisa in anticipo delle manutenzioni programmate.

7.2 Svilda fa una copia di sicurezza al giorno. L’Organizzatore può scaricare in ogni momento dal pannello l’elenco degli iscritti e gli incassi, e gli conviene farlo prima dei passaggi importanti della gara.

8. Contenuti e proprietà

8.1 I contenuti che l’Organizzatore carica restano suoi. Li mette a disposizione di Svilda solo per fornire il servizio.

8.2 La piattaforma, il software e il marchio Svilda restano di Svilda. Questo contratto dà il diritto di usarli per gestire le proprie gare, non di copiarli o rivenderli.

9. Limiti di responsabilità

9.1 Svilda risponde solo dei danni diretti causati da un proprio inadempimento e non risponde di mancati guadagni, iscrizioni perse o danni indiretti.

9.2 La responsabilità complessiva di Svilda è limitata alle commissioni che ha incassato dall’Organizzatore nei 12 mesi precedenti al fatto.

9.3 Svilda non risponde dello svolgimento della gara, dei danni ad Atleti o terzi, dei contenuti dell’Organizzatore, degli errori della lettura automatica dei certificati, né delle interruzioni dovute a fornitori terzi o a cause di forza maggiore.

9.4 L’Organizzatore tiene indenne Svilda dalle richieste di terzi che derivano dalla gara o da una sua violazione di questo contratto.

9.5 Questi limiti non valgono in caso di dolo o colpa grave e in tutti i casi in cui la legge non permette di limitare la responsabilità.

10. Durata, recesso e sospensione

10.1 Il contratto dura a tempo indeterminato.

10.2 L’Organizzatore può recedere in ogni momento scrivendo a Svilda. Svilda può recedere con 30 giorni di preavviso via email. In entrambi i casi restano fermi gli impegni verso gli Atleti già iscritti e i pagamenti dovuti.

10.3 Svilda può sospendere l’account, anche senza preavviso, in caso di violazione grave di questo contratto, sospetta frode, rischi per la sicurezza o richiesta di un’autorità.

11. Modifiche alle condizioni

11.1 Svilda può modificare queste condizioni per motivi tecnici, legali o commerciali, con 30 giorni di preavviso via email.

11.2 La nuova versione viene mostrata al primo accesso e va accettata per continuare a usare il pannello. Chi non la accetta può recedere secondo l’articolo 10.

12. Dati personali

12.1 Per i dati degli Atleti l’Organizzatore è titolare del trattamento e Svilda è responsabile del trattamento, secondo l’Allegato A, che fa parte di questo contratto.

12.2 Per i dati dell’account dell’Organizzatore il titolare è Svilda, come spiegato in Privacy e cookie.

13. Legge applicabile e foro competente

13.1 Il contratto è regolato dalla legge italiana.

13.2 Per ogni controversia è competente in via esclusiva il foro del luogo in cui ha sede Svilda. Se l’Organizzatore è un consumatore, è competente il foro del suo luogo di residenza o domicilio.

14. Disposizioni finali

14.1 Le comunicazioni avvengono via email, all’indirizzo dell’account dell’Organizzatore e a quello indicato all’articolo 1.

14.2 Se una clausola risulta invalida, le altre restano valide.

14.3 Il contratto è redatto in italiano. Svilda conserva la versione accettata, con la data e l’indirizzo IP dell’accettazione, e ne manda conferma via email.

Allegato A. Accordo sul trattamento dei dati (art. 28 del GDPR)

A.1 Ruoli. Per i dati trattati per le sue gare, l’Organizzatore è titolare del trattamento e Svilda è responsabile del trattamento.

A.2 Oggetto e durata. Svilda tratta i dati per fornire il servizio descritto nel contratto, per tutta la sua durata. I trattamenti sono: raccolta, conservazione, consultazione, organizzazione, lettura automatica dei certificati, invio di email, comunicazione ai fornitori indicati qui sotto e cancellazione.

A.3 Persone e dati. Riguarda Atleti, genitori o tutori e Staff. I dati sono: anagrafici e di contatto, codice fiscale, dati dell’iscrizione e del pagamento (non quelli della carta), risultati, risposte alle domande del modulo, provenienza dell’iscrizione, dati dei minorenni e dati relativi alla salute contenuti nel certificato medico.

A.4 Istruzioni. Svilda tratta i dati solo su istruzione documentata dell’Organizzatore. Sono istruzioni questo contratto e le impostazioni che l’Organizzatore sceglie nel pannello. Fanno eccezione gli obblighi di legge, che Svilda comunica prima, se la legge lo permette. Se ritiene che un’istruzione violi le norme sulla protezione dei dati, Svilda lo segnala subito.

A.5 Impegni di Svilda. Svilda:

• usa i dati solo per il servizio: non li vende, non li usa per scopi propri e non scrive agli Atleti se non per il servizio stesso, come conferme, avvisi e messaggi inviati dall’Organizzatore;
• fa accedere ai dati solo persone tenute alla riservatezza;
• adotta le misure di sicurezza dell’Allegato B;
• aiuta l’Organizzatore a rispondere alle richieste degli interessati e gli inoltra quelle che riceve;
• lo aiuta negli obblighi su sicurezza, notifica delle violazioni, valutazione d’impatto e consultazione del Garante, per quanto le è possibile;
• gli comunica senza ingiustificato ritardo le violazioni dei dati di cui viene a conoscenza;
• gli fornisce le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente verifiche, con un preavviso ragionevole e senza mettere a rischio la sicurezza o i dati di altri clienti.

A.6 Impegni dell’Organizzatore. L’Organizzatore si assicura di avere una base giuridica per trattare i dati, dà agli Atleti la propria informativa, raccoglie i consensi necessari, tratta con la dovuta cautela certificati e dati dei minorenni, e autorizza il suo Staff a usare i dati solo per la gara.

A.7 Altri responsabili. L’Organizzatore autorizza Svilda a usare i fornitori elencati qui sotto, ai quali Svilda impone obblighi equivalenti a quelli di questo accordo. Svilda avvisa con 30 giorni di anticipo se ne aggiunge o sostituisce uno. Se l’Organizzatore si oppone per motivi legati alla protezione dei dati e non si trova una soluzione, può recedere.

A.8 Trasferimenti fuori dall’UE. Quando i dati escono dall’Unione europea, il trasferimento si basa sulle garanzie previste dal GDPR: la decisione di adeguatezza sul Data Privacy Framework tra UE e Stati Uniti o le clausole contrattuali standard.

A.9 Fine del servizio. L’Organizzatore può scaricare i dati dal pannello in ogni momento. Alla fine del contratto, su sua scelta comunicata per iscritto, Svilda cancella i dati o glieli restituisce, salvo quelli che la legge impone di conservare.

A.10 Pixel di Meta e Google Analytics. Il pixel di Meta e Google Analytics sono strumenti dell’Organizzatore, che li collega con i propri account: Meta e Google non sono fornitori di Svilda. Per quel trattamento l’Organizzatore è titolare, insieme a Meta o a Google, e Svilda si limita a mostrare il banner e ad attivare lo strumento dopo il consenso dell’Atleta, in una parte della pagina separata dal modulo. Gli strumenti restano spenti sulle gare solo per ragazzi e non ricevono l’iscrizione di un minorenne. L’Organizzatore è responsabile dell’informativa che li cita, di quanto tempo i dati restano nel suo account e delle impostazioni di quell’account: in particolare non attiva in Google Analytics le funzioni di Google per la pubblicità e la personalizzazione degli annunci.

Allegato B. Misure di sicurezza

• Connessioni cifrate su tutto il sito.
• Password salvate solo in forma non leggibile e tentativi di accesso limitati.
• Ruoli diversi per lo Staff, scelti dall’Organizzatore.
• Certificati medici accessibili solo dal pannello, da chi è autorizzato, e letti in automatico sul server di Svilda, senza inviarli a terzi.
• Link delle aree atleta e dei consensi lunghi e casuali.
• Dati delle carte gestiti solo da Stripe: non passano dai server di Svilda.
• Server in Italia e copie di sicurezza giornaliere, conservate per 14 giorni.